Arbeiten wie in der Zukunft #56

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Mit der Digitalisierung zur “4-Tage-Woche” bei co-tax

Wenn die Steuerberater Jan Happich und Kerstin Rüdenburg von der Kanzlei co-tax aus Coburg selbstbewusst von ihrer „Beratung mit Vorsprung“ reden, hat das einen guten Grund: Ihre Steuerberatungsgesellschaft in der Rosenauer Straße in Coburg hat als eine der ersten Kanzleien der Branche die 4-Tage-Woche als neues Arbeitszeitmodell eingeführt.

Diese innovative Entscheidung ist ein weiterer bedeutsamer Schritt in der Geschichte der 1990 gegründeten Kanzlei, nachdem beide diese 2019 von Thomas Linse und Beate Geist-Linse übernommen hatten. Schon die Geschäftsübergabe war lange und gut vorbereitet: Jan Happich ist seit 19 Jahren Mitarbeiter und Kerstin Rüdenburg hat bereits ihre Ausbildung hier absolviert und ist schon seit 1995 mit dabei. Aus ihrer Anstellung heraus übernahmen die Beiden die Verantwortung, die Kanzlei in die Zukunft zu führen und wechselten in die Selbständigkeit. „Es war eine strukturierte Übergabe, ein gutes Miteinander, alles lief reibungslos, auch alle Mitarbeiter und Mandanten sind den Schritt mitgegangen“, sagen sie rückblickend.

„Was uns als Kanzlei auszeichnet, war und ist die rechtzeitige und intensive Beschäftigung mit der Digitalisierung“, berichten die Inhaber. Rückblickend haben wir bereits vor über 14 Jahren damit begonnen, hier die ersten Schritte zu gehen und seitdem intensiv daran gearbeitet, Prozesse bzw. Abläufe und natürlich auch die Zusammenarbeit mit unseren Mandanten zu digitalisieren und stetig zu verbessern. Auch heute arbeiten wir noch sehr aktiv daran. Dabei freut sich unser Team, unsere Mandanten, aber auch neue Kunden und Unternehmen bei der Digitalisierung z. Bsp. im Bereich der Finanzbuchhaltung aktiv mit zu unterstützen. Was die Mitarbeiter der co-tax ebenfalls schätzen, sind neben flexiblen Arbeitszeiten, das ungestörte Arbeiten (1 Stunde „Fokuszeit“ pro Tag) sowie die Abwechslung zwischen Homeoffice und Kanzlei, was bereits seit 2019 so gelebt wird. Für die Kanzlei sind dies wichtige Maßnahmen zur Effizienzsteigerung und natürlich auch ein Beitrag zur Nachhaltigkeit. Gut überlegt gingen sie auch das Thema 4-Tage-Woche an. „Auch in unserer Branche sind Fachkräfte knapp, also wollten wir als Arbeitgeber noch attraktiver werden.“

Sie analysierten gemeinsam mit ihrem „zehnköpfigen“ Team Zeiten und Zuständigkeiten, optimierten weiter die Abläufe sowie Prozesse und investierten in die weitere Digitalisierung. Am Ende konnten so „Zeitfresser“ entdeckt und für die Zukunft vermieden werden, zudem sind alle Vorgänge und Unterlagen in einem Dokumenten-Management-System digital abgebildet – mit Vorteilen für alle: Mandanten können noch effizienter betreut werden, alle Prozesse sind auf dem aktuellsten Stand, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Fragen und Anliegen noch schneller und zuverlässiger bearbeiten als ohnehin schon. Die Kanzlei selbst profitiert von der Einsparung an Arbeitszeit und von noch mehr Zufriedenheit im Team. Das hat jetzt drei Tage Wochenende, mehr Zeit für Familie und Erholung und ist dafür von Montag bis Donnerstag hoch motiviert für die Mandanten im Einsatz. Die Bedeutung guter Mitarbeiter ist in den letzten Jahren deutlich gestiegen, daher dieses Angebot: „Der Mensch steht bei uns im Mittelpunkt“, bringen es Jan Happich und Kerstin Rüdenburg auf den Punkt. So sind sie mit ihrer Kanzlei ganz vornedran in ihrer Branche und in der Region.


co-tax
Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft mbH
Rosenauer Straße 22
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